Outlook programını başlattığınızda, karşınıza ilk çıkan alan Bilgi görüntüleyici olacaktır. Bu alan, Outlook içindeki tüm bilgi türleri ile çalışacağınız ve onları görüntüleyeceğiniz ana penceredir. Outlook programını ilk başlattığınızda, Bilgi görüntüleyici Gelen kutusu klasörünün içeriğini gösterir. Gelen kutusu klasöründe, başka kullanıcılar tarafından size gönderilen iletiler vardır. Microsoft Outlook yardımıyla kuruluşunuzun diğer çalışanlarıyla hızlı bir biçimde iletişim kurabilirsiniz. İletilerinizi elektronik posta olarak göndermek, iletişim kurmanın en etkin yollarından biridir. Rapor göndermek, iş ilanı vermek yada bir proje ile ilgili yazışmalar yapmak gibi, posta yada telefon kullandığınız tüm durumlar için e-postayı kullanabilirsiniz. İletilerinizin birer kopyalarını başkalarına göndermeniz gerekirse, alıcı ekleyebilir yada size gelen iletileri başkalarına iletebilirsiniz. Bir ileti gönderildikten sonra, ne kadar hızlı işleme alındığına bağlı olarak, birkaç saniye yada dakika sonra alıcının eline ulaşır. Bir bilgisayara ağı üzerinde e-posta göndermek, size anında iletişim kurmanın yanı sıra zamandan ve kağıttan tasarruf yapma olanağı da sağlar. Internet kullanarak yalnızca kuruluşunuzdaki çalışanlara ulaşmakla kalmayıp dünyanın her tarafındaki insanlara da ileti gönderebilir ve onlardan ileti alabilirsiniz.

B. Elektronik Posta Göndermek

Outlook uygulamasını kullanarak yeni bir ileti oluşturduğunuzda, posta formu olarak adlandırılan boş bir form görünür. Bu form, iletilerinizi yaratırken ve göndereceğiniz yerleri belirlerken size yardımcı olacak bir şablondur. İletiyi başlatın: Bu alıştırmada ilk defa bir e-posta iletisi yaratacaksınız.
1. Gelen kutusu klasörünün açık olduğundan ve iletilerin otomatik önizleme'li ileti görünümünde görüntülendiğinden emin olun.
2. Standart araç çubuğundaki Yeni Posta İletisi düğmesine tıklayın. Boş bir ileti görünür.

İletinizin metnini yazmaya başlamadan önce, ileti üstbilgisinde bulunan kime alanına alıcıların adlarını girerek iletilerin gönderileceği yeri belirlersiniz. Bu, gönderilecek kağıda alıcının adını yazmak gibidir. Outlook'ta , ileti gönderebileceğiniz tüm kullanıcıların adlarının bulunduğu Adres Defterini kullanarak alıcıları belirleyebilirsiniz. Adres defterinde birden çok adres listesi bulunabilir. Genel adres listesi, şirketinizde yada kuruluşunuzda bulunan tüm kullanıcıları içeren bir dizinden oluşur. Bir şirketin genel adres listesi, tek bir binada çalışanlardan oluşabileceği gibi, çeşitli şubelerde çalışanların adlarından da oluşabilir. Şirketinizdeki her kullanıcı, genel adres listesine erişir, ancak posta kutunuzun yapılandırılma biçimine göre, sizin genel adres listeniz bir başkasınınkinden farklı olabilir. Sistem yönetici, kuruluşunuzun genel adres listesini tüm kullanıcıların bilgisayarları birbirine bağlanacak biçimde oluşturur.

Adres defteri içinde genel adres listenize ek olarak kişisel bir adres defterinde bulunur. Başka bir şirketin müşterisi gibi genel adres listesinde bulunmayan birine ileti gönderemezsiniz. Bu adı ve posta adresini kişisel adres defterinize ekleyebilirsiniz. Kişisel adres defterine yalnızca siz erişebileceğinize göre adres defterine giriş yapma sorumluluğu da yalnızca size aittir. Son olarak adres defteri kişiler klasöründeki özel yada iş ilişkilerinizin olduğu kişilerin e-posta adreslerini listeleyen outlook adres defterini de içerir. Bu kişi için herhangi bir e-posta adresi girdiğiniz zaman outlook adres defteri bu bilgiyi saklamak için kendiliğinden güncellenir.

C. Elektronik Posta Almak

1. Masaüstündeki Microsoft Outlook simgesine çift tıklayın. Outlook uygulaması başlar.
2. Eğer sorarsa kullanıcı adı ve şifrenizi girin.(bu özellik sistem yöneticiniz tarafından ayarlanır).
3. Outlook çubuğunda posta kısayol çubuğunu tıklayın.
4. Gelen kutusunun görüntülenmesini sağlayın.
5. Gelen iletileriniz burada listelenecektir.
İletilerin sol tarafında bazı simgeler görebilirsiniz, ayırt etmeyi kolaylaştırmak için, farklı iletilerin yanlarında farklı simgeler bulunur. Örneğin, bir iletinin başında ataç varsa o iletinin dosya içerdiği anlaşılır. E-posta iletilerinin başında zarf simgesi gözükür.

D. İletileri Bulmak ve Okumak

Outlook uygulamasını başlattıktan sonra, bilgi görüntüleyicisinde iletilerinizle çalışmaya başlayabilirsiniz. Gelen iletiler, kendiliğinden gelen kutusuna yerleştirildiğinden onları kolaylıkla ayırabilir ve düzenleyebilirsiniz. İletilerin klasör içerikleri listesinden üst bilgilerini okuyarak kolaylıkla ayırt edebilirsiniz. İleti üst bilgisi, iletiyi göndereni, iletinin konusunu, ne zaman gönderildiğini gösterir. Açılmamış iletiler kalın, açılmış iletiler ise normal yazı tipinde görünür. Bir klasördeki okunmamış ileti sayısı da hem Outlook çubuğunda hem de klasör listesinde klasör adının yanında ayraç içinde görünür.

İpucu: Gelen iletileri aldığınızda, görev çubuğu üzerinde bir ileti simgesi görünür. Outlook uygulaması etkin pencere durumunda değilse, ileti simgesini çift tıklayarak gelen kutusunu kolaylıkla açabilirsiniz.

E. Otomatik önizleme özelliğini kullanarak iletilere göz atmak

İletileriniz, gelen kutusunda var sayılan ayar olarak, otomatik önizleme görünümünde görüntülenir. Otomatik ön izleme ile okunmamış tüm iletilerin ilk üç satırı görüntülenir. Hangisini ilk olarak açıp okuyacağınıza karar vermek için, yeni gelen iletilere önizleme uygulayabilirsiniz. İleti yeterince kısa ise, tümünü okumak için iletiyi açmanız gerekmeyebilir. İletiyi açmanızdan sonra, ileti üstbilgisi artık kalın yazı tipinde görünmediği gibi, metnin ilk üç satırı da görünmez.

F. Bir iletiyi Açmak

Gelen kutusu içinde görüntülenen e-posta listesinde bulunan açmak istediğiniz iletiyi açmak için fare ile üzerine gelip çift tıklayın.

G. İletilere göz atmak

İletileri okuyup onları tek tek açıp kapatmak yerine, bir iletiyi açtıktan sonra standart araç çubuğundan sonraki öğe yada önceki öğe düğmelerini tıklayarak iletilere hızlıca göz atabilirsiniz.

H. Bir iletiyi Yanıtlamak

Alınan bir iletiyi yanıtlamak için iletiyi açtıktan sonra araç çubuğundaki düğmeleri kullanarak iletiyi gönderene yada bir başka alıcıya , yönlendirmektir. Bir iletiyi yanıtlamak için önce onu açmanız gerekir. Tabii bunun için size bir ileti gelmiş olması gerekir. Açtıktan sonra standart araç çubuğundaki yanıtla düğmesine tıklayın. Karşınıza bir posta formu çıkacaktır. Kime ve konu kutularının otomatik olarak doldurulmuş olduğunu göreceksiniz. Konu kutucuğunda bulunan metin YNT yazısı ile başlar. İleti alanına mesajınızı yazıp standart araç çubuğundaki gönder düğmesine tıklayın. Eğer kime kısmında değişiklikler yapmak istiyorsanız posta formundaki kime düğmesine tıklayarak alıcılarda değişiklik yapabilirsiniz. Karşı taraf iletinizi açtığında sizin yanıtladığınız saati ve tarihi gösteren bir not gözükür.

I. Gelen İletileri Başkalarına İletmek

Kimi zaman başkaların da görmesi gerektiğine inandığınız yada bir başkasının yanıtlaması gerektiğini düşündüğünüz iletiler alırsınız. Böyle durumda iletiyi yeniden yazmak yada yazıcı çıktısını göndermek yerine iletinin bir kopyasını yeni alıcıya iletebilirsiniz. Bir iletiyi ilk yazdığınızda farklı kişilere iletilebilir yada bilgi ve gizli kutularına yeni alıcılar ekleyebilirsiniz. Size gelen iletileri bir başkasına iletebileceğiniz gibi sizin iletilerinizin de bir başkasına iletilebileceğini unutmamalısınız. Bu yüzden özel yada gizli bilgileri bir başkasına gönderirken çok dikkatli davranmanız gerekir. İletilen iletiler de yanıtlanan iletiler de olduğu gibi metin asıl iletinin sonunda yer alır. İletide önce bir metin, gerekirse kendi iletinizi eklenmiş metinden önce yazabilirsiniz.

Örneğin;
Alıcının iletiyi neden gönderdiğinizi anlayabilmesi için bir açıklama yapabilirsiniz. İletilen iletiler konu sonunda ilet sözcüğü ile gösterilir.
1. Fare işaretçisini bir iletinin üzerine getirip, farenin sol tuşuna çift tıklayarak iletiyi açın.
2. Standart araç çubuğundaki ilet düğmesine tıklayın. konu kısmı doldurulmuş bir posta formu gözükür.
3. Kime kutusuna gönderici adı yazılır. Standart araç çubuğundaki Adları Denetle düğmesine tıklayın. Yazdığınız gönderici adı adres defterinde denetlendikten sonra kendiliğinden görülür. İleti alanına tıklayın ve iletinizi yazın. Standart araç çubuğundan gönder düğmesine tıklayın.
4. Dosya menüsünden Kapat komutuna tıklayarak açtığınız mesajı kapatınız.

J. İletileri Silmek

Bir iletiyi okuduktan sonra isterseniz kaydedebilir veya silebilirsiniz. Eğer size her gelen iletiyi kaydederseniz. Bunlar diskinizde çok yer kaplayacakları gibi düzenlenmeleri de çok zor olacaktır. Bu yüzdendir ki bir iletiye gerçekten ihtiyacınız olmadığına inanıyorsanız. Hemen silmelisiniz. Silinen iletiler bir süre için silinmiş öğeler klasörüne taşınacağından iletiyi silmek konusundaki düşüncenizi değiştirirseniz onu geri alabilirsiniz. Daha sonra silinmiş öğeler klasörünü de boşaltmanız gerekir. Silinmiş öğeler klasörünü boşalttıktan sonra silmiş olduğunuz iletilerinizi bir daha kurtaramazsınız:

Bir iletiyi silin
1. Gelen kutusu simgesine tıklayın
2. Silmek istediğiniz iletileri seçin.
3. Standart araç çubuğundan Sil düğmesine tıklayın. İletiler gelen kutusundan silinmiş öğeler klasörüne taşınacaktır.

K. İletilerle Oylama Yapmak

Outlookta bir posta iletisini kullanarak oylama yapabilirsiniz. Alıcılar yalnızca bir düğmeyi tıklayarak yanıtlarını belirtirler, sonuçlar da gönderilmiş öğeler klasöründeki özgün iletide tablo haline getirilir.

1.Outlook çubuğun dan gelen Kutusu simgesine tıklayın
2.Standart araç çubuğundaki yeni posta iletisi düğmesine tıklayın (boş bir posta formu görünür)
3.Kime düğmesine tıklayın
4.Adların gösterileceği yer aşağı okuna tıklayarak gönderici adreslerini seçin.
5.Gönderici adresleri listesinden göndermek istediğiniz kişileri seçin.
6.Tamam düğmesine tıklayın.
7.Konu kısmına iletinizin konusunu yazın.

8.İleti alanına iletinizin içeriğini yazın

L. Elektronik Postaya bir belge eklemek

Senaryo: Ahmet Bey, ürün etiketleri üzerine çalışmaktadır. Hazırladığı yeni ürün etiketleri için arkadaşlarının fikirlerine ihtiyaç duymaktadır. Bu konuda ilk olarak fikirlerine güven duyduğu Feridun Bey bir e-posta göndermeyi planlamaktadır. Ahmet Bey bürosuna gelir gelmez hemen bilgisayarını açar. Fare işaretçisi ile masa üstünde bulunan Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır. Outlook programındaki Inbox nesnesine tıklayarak kendisine gelen bir ileti olup olmadığını kontrol eder. Daha sonra Standart araç çubuğunda bulunan Yeni Posta İletisi düğmesine tıklar. Yeni Posta penceresinden Kime düğmesine tıklayarak adres listesinden Feridun Bey'in adını seçer ve Tamam düğmesine tıklar. Konu kısmına “Yeni Etiket tasarımı konusunda görüşlerinizi bekliyorum” yazar. Ekle menüsünden Dosya Ekle komutuna tıkları açılan pencereden yeni etiketler dosyasına çift tıklar. Standart araç çubuğundan Gönder düğmesine tıklar.

M. Gönderme seçeneklerini kullanmak

Şimdiye kadar yaptığımız alıştırmalarda, iletiler yarattık ve gönderileceği yerleri belirttik. Gönderdiğimiz bir ileti alıcıya ya da alıcılara ulaştıktan bir kaç saniye sonra, sürekli olarak saklanacağı yer olan Outlook klasörüne taşınır. İleti alıcının siz iletiyi gönderdiğiniz zaman orada bulunması gerekli değildir; ileti gönderilir ve alıcı Outlook uygulamasını açıp iletiyi okuyuncaya kadar Gelen Kutusu'nda saklanır. E-Posta iletinizi hatalı adres yada ağ sorunları gibi nedenlerden gönderemezseniz, sunucudan bir ileti alırsınız. E-Posta iletinizi göndermeden önce, iletinin gönderilmesi ile ilgili çeşitli seçenekleri kullanabilirisiniz.

1. Gönderilen iletileri İzlemek

İletinizin başarılı bir biçimde gönderilip gönderilmediğinden emin olmak ya da iletinin alıcı tarafından ne zaman açıldığını öğrenmek isterseniz, izleme seçeneklerini (ileti formunun seçenekler sekmesinden) kullanabilirsiniz. Belirttiğiniz izleme seçeneğine bağlı olarak, alıcı iletinizi aldığında, açtığında ya da her iki durumda birden size bir ileti gönderilir. Bir iletinin gönderildiğini belirten ileti Teslim Bilgisi , iletinin okunduğunu bildiren ileti ise Okundu Bilgisi olarak adlandırılır. İletilerinize izleme seçenekleri atamak taahhütlü posta kullanmaya benzer. Zamanlaması hassas iletileriniz için, izleme seçeneklerini kullanmak çok yararlı olur.

2. İleti Seçenekleri Ayarları

Oy Düğmelerini Kullan:Karşı taraftaki kişinin iletiye sadece bir seçenek düğmesine basarak cevap vermesini sağlar.
Teslim Seçenekleri:
Bu Tarihten Önce Teslim Etme:İletinin kesin teslim edileceği tarihi bildirir. İleti daha önceden gönderilse bile alıcı bu tarihten önce iletiyi göremez.
Son Geçerlilik Tarihi:Alıcının iletiyi okuyabileceği son tarihtir, bu tarihten sonra iletinin iletiyi okuyamaz.

İzleme Seçenekleri
Bu İletinin Ne Zaman Teslim Edildiğini Bildir:İletinin karşı tarafa ne zaman edildiğini bildiren Teslim Bilgisi alınır.
Bu İletinin Ne Zaman Okunduğunu Bildir:İletinin okunduğunu bildiren okundu Bilgisi alınır.
Senaryo:
Ahmet Bey, Pazartesi günü haftalı iş planı yapanken Çarşamba günü yapılacak toplantı için toplantı saati ve yeri hakkında arkadaşlarından onay almak ister.
1. Ahmet Bey, Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır.
2. Outlook çubuğundan Gelen Kutusu'na tıklar (Aynı zamanda gelen mesajlarını da kontrol edebilir.)
3. Standart Araç çubuğundan Yeni Posta-İletisi düğmesine tıklar ve boş bir posta ileti formu açar.
4. Kime,Konu ve İleti alanına gerekli metin ve adresleri yazar.
5. Seçenekler sekmesine tıklar.
6. Oylama Düğmelerini Kullan seçeneğini seçerek, Uygun, Uygun Değil metinlerini yazar. (Bunlar karşı tarafta düğme olarak görüntülenecektir)
7. Teslim Seçeneklerinden, Bu tarihten önce teslim etme onay kutusunu işaretler ve uygun olan tarihi yazar. (Aynı gün içersinde cevap istenen iletilerde kullanılmaz)
8. Son Geçerlilik Tarihi onay kutusunu işaretleyerek iki gün sonrasının tarihini girer.
9. İzleme seçeneklerinden Bu iletinin ne zaman teslim edildiğini bildir onay kutusunu işaretler.
10.Bu iletinin ne zaman okunduğunu bildir Onay kutusunu işaretler
Böylece hazırladığı ileti çarşamba gününe kadar geçerli olup arkadaşlarına ne zaman teslim edildiğini ve de hangi arkadaşının okuyup okumadığını öğrenecektir.

Senaryo :Ahmet Bey, dün akşam yapılan genel kurul toplantısının sonuçlarını şirket çalışanlarının tümüne hızlı bir şekilde duyurmak istemektedir. Ahmet Bey, toplantı sonuç raporunu Winword programında yazmıştır ve Winword de yazılmış bir belgenin elektronik-posta aracılığıyla gönderilebileceğini düşünmektedir.
Ahmet Bey, bilgisayarını açar Windows masa üstü görüntülendiğinde fare ile start düğmesine tıklar, start menüsü görüntülenir. Fare ile programlar yazan satırı işaret eder. Bu satır altına gizlenmiş bir alt menü hemen sağ tarafta görüntülenir. Bu yeni görüntülenen menüden winword komutunu seçer, bir süre sonra winword açılır.

Winword açıldıktan sonra Fare ile File komutuna tıklar açılan File menüsünden Send to satırını işaret eder, ikinci bir menü açılır buradan menüden Mail Recipient komutunu seçer. Choose Profile iletişim penceresi görüntülenir, Profile name kutusundan Microsoft Outlook satırını seçer ve OK düğmesine tıklar. Bir süre bekledikten sonra Message penceresi görüntülenir. Bu pencereden To… düğmesine tıklar Select Names penceresi görüntülenir. Show Names from the kutusundan Global Adres List seçeneğini seçer.
Type Name of Select from list kutusundan listelenmekte olan adlardan uygun olanlarını seçip To.-> düğmesine tıklar. Seçilen adlar Message Recipients kutusuna kopyalanır. Ok düğmesine tıklar. Bu pencere kapanır. Bir önceki pencereye geri döner. Bu pencerede Send düğmesine tıklar. Ahmet Bey raporları tüm çalışanlara gönderdi.

Senaryo : Bir iletiyi yanıtlamak: Ahmet Bey Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır. Outlook çubuğundan Gelen Kutusu'na tıklayarak kendisine gelen iletileri kontrol etmek istemektedir. Feridun Beyin üretim Hattı Toplantısı iletisini görünce üzerine çift tıklayarak açar ve okur. Daha sonra iletiyi yanıtlamak için
1. Standart araç çubuğundan Yanıtla düğmesine tıklar. Kime kutusu kendiliğinden dolu olan bir İleti Formu görüntülenir, bu kısımda Feridun Beyin adresi vardır. Konu kutusunda YNT yazısı vardır. İleti alanına "Sizinle hem fikirim" yazar.
2. Standart Araç Çubuğundaki, Gönder düğmesine tıklar.

N. Outlook Takvimini Kullanmak

Tüm randevularınızı izlemek zor olabilir. Grup toplantısı Perşembe mi, Cuma mı? Saat 10'da mı, 2'de mi? Birçok insan, programlarını izleyebilmek için bir randevu defteri, bir masa takvimi yada bir ajanda kullanır. Microsoft Outlook'ta , Takvimi elektronik bir randevu defteri gibi kullanır. Takvimi randevuları kaydetmek, gelecek randevular için yer ayırmak ve toplantıları elektronik olarak başka insanlarla eşgüdüm içinde ayarlamak için kullanabilirsiniz. Takvimde aynı anda bir günlük,bir haftalık yada bir aylık randevularınızı görüntüleyebilirsiniz. Değişik projelerdeki ilerlemelerinizi izlemek için bir iş listesi hazırlayabilir, işlerinizi belirli zamanlar için programlayabilir ve bittiklerinde de işaretleyebilirsiniz.

Randevuları Ayarlamak

Takvim klasörünü açtığınızda, programınızın varsayılan gün görünümü ekrana gelir. Gün , hafta ve ay görünümleri, programlanmış randevularınızı izlemenize yardımcı olur. Gün görünümünde randevu alanı çizgili bir ajandayı andırır. Her gün, randevuları girebileceğiniz otuzar dakikalık zaman dilimlerine bölünmüştür. Varsayalım ki çalışma günü sekizde başlasın 17 de sona ersin çalışma saatleri dışındaki saatler gölgelenmiş olarak görüntülenir. Hafta ve ay görünümünde randevu alanları bir takvim kılavuzunu andırır.

Tarih gezgini gün ve hafta görünümlerinde randevu alanının sağında yer alır ve tarihten tarihe nasıl geçtiğinize bağlı olarak içinde bulunulan bir önceki yada bir sonraki ayı gösterir. Tarih gezginini farklı tarihlere geçmek için kullanabilirsiniz. Böylece yeni randevular ekleyebilir yada geçmiş randevulara geri dönebilirsiniz. Kalın tarihler o gün için en az bir randevu olduğunu belirtir. Tarih gezgininin altında , geçerli tarih için belirlenmiş işleri görüntüleyen görev defteri bulunur. Programınıza gelecek toplantıları eklemek istiyorsunuz. Ayrıca görevlerinizle ilgili randevularla karışmayacağına emin olduğunuz bazı özel randevular da ekleyeceksiniz.

Senaryo: Ahmet Bey, Arkadaşlarıyla bu yıl ki satış stratejilerini belirlemek amacıyla satış stratejisi toplantısı yapmak istemektedir. Toplantı Salı günü 14:30 ile 16:00 arasındaki zaman diliminde yapılacaktır. Bunun için Ahmet Bey, kendisine bir randevu oluşturur. Outlook çubuğundan Takvim düğmesine tıklayarak Takvim penceresini açar.

1. Standart araç çubuğundan Yeni Randevu düğmesine tıklar ve Yeni Randevu formu görünür.
2. Formda Başlangıç Saati kutusuna toplantının yapılacağı tarih ve saat girilir.
3. Bitiş Saati kutusuna toplantının bitiş tarihi ve saati girilir.
4. Konu kutusuna satış stratejisi toplantısı yazıp sekme tuşuna basar.
5. Konum kutusuna ise toplantının yapılacağı yerin adını - Konferans Odası B- yazar.

Herhangi bir dalgınlığa karşı bu randevu için bir anımsatıcı da hazırlar. Yine aynı pencereden Anımsatıcı onay kutusuna tıklar. Anımsatıcının ne zaman anımsatmaya başlayacağını belirtmek için anımsatıcının açılır liste düğmesine tıklar. Bu listede randevu saatinden ne kadar süre önce anımsatıcının uyarmaya başlamasını istiyorsa onu seçer. Standart araç çubuğundan sıra ile kaydet, Kapat, düğmelerine tıklar Böylece hazırlamış olduğu Yeni Randevu , randevular listesine eklenir. Randevu listesinde yeni hazırlanan randevu, başında bir çan resmi ile görüntülenir. Bu çan resmi randevunun , anımsatıcı içerdiğini gösterir.